Microsoft đã và đang liên tục phát triển bộ ứng dụng năng suất Microsoft 365, không chỉ tập trung vào trí tuệ nhân tạo với Copilot mà còn giới thiệu nhiều tính năng độc lập AI hữu ích khác. Gần đây, gã khổng lồ công nghệ Redmond đã ra mắt hai “mini apps” mới được thiết kế đặc biệt để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của người dùng trên PC: People và File Search, hứa hẹn mang lại trải nghiệm làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.
Ứng dụng People: Kết Nối Đồng Nghiệp Hiệu Quả Hơn Trong Microsoft 365
Mặc dù được gọi là “mini app”, ứng dụng People mới được xây dựng với mục đích cụ thể là giúp người dùng nhanh chóng truy cập, tìm hiểu và kết nối với các cá nhân trong tổ chức mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Ứng dụng People cho phép bạn:
- Truy cập các thẻ hồ sơ (profile cards) và biểu đồ tổ chức (organizational charts).
- Gửi tin nhắn Teams nhanh chóng.
- Tìm kiếm đồng nghiệp theo tên, chức danh, phòng ban và dự án họ đang tham gia.
Microsoft khuyến nghị người dùng nên ghim ứng dụng People vào thanh tác vụ (taskbar) để truy cập nhanh các thông tin chi tiết về đồng nghiệp như vai trò, thông tin liên hệ và vị trí trong cơ cấu tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ.
Giao diện ứng dụng People và File Search của Microsoft 365 trên Windows 11 PC giúp tăng năng suất làm việc
Ứng dụng File Search: Tìm Kiếm Và Chia Sẻ Tài Liệu Nhanh Chóng
Ứng dụng File Search cũng là một công cụ thông minh được thiết kế để tiết kiệm thời gian cho người dùng. Nó cung cấp quyền truy cập vào tất cả các tệp Microsoft 365 của bạn, với các tệp đã mở gần đây được hiển thị ngay trên trang chủ. Đối với các tài liệu cũ hơn, bạn có thể sử dụng hộp tìm kiếm để:
- Tìm kiếm tệp theo tên.
- Tìm kiếm tệp theo nội dung bên trong.
- Áp dụng bộ lọc theo loại tệp để nhanh chóng xác định vị trí tài liệu chính xác, ngay cả khi bạn không nhớ tên.
Đặc biệt, ứng dụng File Search còn tích hợp tính năng xem trước (preview), cho phép bạn xem một phần nội dung của tệp mà không cần mở toàn bộ, đảm bảo bạn gửi đúng tài liệu hoặc bản trình bày cần thiết. Tương tự như ứng dụng People, Microsoft cũng khuyên người dùng nên ghim File Search vào thanh tác vụ để dễ dàng truy cập và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Lưu Ý Về Tính Khả Dụng Của People Và File Search
Hiện tại, hai ứng dụng People và File Search mini này có phạm vi khả dụng hạn chế. Chúng chỉ dành cho các thiết bị chạy Windows 11 có cài đặt ứng dụng Microsoft 365 desktop. Ngoài ra, để truy cập các tính năng này ngay bây giờ, người dùng cần:
- Sử dụng phiên bản Microsoft 365 Enterprise hoặc Business.
- Tham gia chương trình Microsoft 365 Insiders thuộc kênh Beta.
Kết Luận
Sự ra mắt của ứng dụng People và File Search là minh chứng cho cam kết của Microsoft trong việc liên tục cải thiện năng suất làm việc cho người dùng Microsoft 365. Các mini apps này mang đến giải pháp trực quan và hiệu quả để kết nối với đồng nghiệp, cũng như quản lý và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, từ đó nâng cao trải nghiệm làm việc tổng thể. Dù hiện tại chỉ dành cho một nhóm đối tượng cụ thể, chúng ta có thể kỳ vọng những tính năng hữu ích này sẽ sớm được triển khai rộng rãi hơn.
Bạn nghĩ sao về những ứng dụng năng suất mới này của Microsoft? Hãy để lại ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
