Top 5 phần mềm làm việc nhóm máy tính

Do đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia trên thế giới đã đóng cửa biên giới. Để hạn chế tiếp xúc giữa người với người, làm việc ở nhà để tránh tiếp xúc với người khác rất quan trọng. Khi làm việc ở nhà nhiều ngày, nhiều người bị xáo trộn và mệt mỏi. Nhưng đừng lo. Có nhiều công cụ có thể giúp bạn hợp tác với đồng nghiệp. Nhiều ứng dụng làm việc nhóm còn hỗ trợ bạn để tăng năng xuất làm việc.

Đây là các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất đáng để bạn tìm hiểu.

1. Slack

Slack là một trong những ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hoặc nhóm. Nó có thể nhắn tin nhanh chóng và tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho nhóm hoặc dự án.

Giao diện có thể khiến bạn mất chút thời gian để làm quen vì có nhiều tùy chọn và cài đặt. Đa phần bạn sẽ sử dụng thanh trượt bên trái – có gắn nhiều kênh, và cột chat. Cột thứ ba sẽ trượt ra nếu bạn muốn thấy bài viết, và chi tiết về người dùng hoặc về kênh.

Có nhiều cài đặt trong tin nhắn bạn muốn đăng, như chèn links vào văn bản, thay đổi thành blockquote và định dạng code. Cộng thêm, tin nhắn chat có thể dễ dàng chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể chia sẻ files như hình ảnh, tài liệu, và videos từ máy tính của bạn hoặc từ Google Drive. Hoặc trò chuyện với đồng nghiệp bằng audio hoặc video call và chia sẻ màn hình.

Đây là một số lợi ích khi dùng Slack:

• Có phiên bản cho máy tính bàn, web và điện thoại di động
• Tích hợp apps – Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello, and 2000+ cái khác
• Tin nhắn có thể tìm kiếm và có thể đánh dấu hoặc ghim
• Thông báo theo từng cá nhân theo ý bạn
• Tự động hóa thói quen và giao tiếp thông qua trình xây dựng Workflow.
• Đảm bảo thông tin và dữ liệu bằng xác thực 2 yếu tố và đăng nhập một lần dựa trên SAML (SSO)

Phiên bản miễn phí đã đủ mạnh để bạn bắt đầu. Nhưng nếu cần giải pháp bảo mật, lưu trữ nhiều hơn, gọi nhóm, hỗ trợ và các tính năng thêm khác, bạn có thể mua gói trả phí. Gói tiêu chuẩn và trả phí lần lượt trị giá 6.79$ và 12.76$/ người/ tháng

2. Trello

Trello là một trong những công cụ tốt nhất có thể quản trị dự án và làm việc nhóm online. Nó dựa trên ý tưởng về những thẻ nhiệm vụ trong danh sách được đặt trên các bảng. Tính năng kéo và thả cũng khiến quy trình trở nên liền mạch.

Bạn có thể dễ dàng mời đồng nghiệp vào bằng tên người dùng, emails, hoặc share link để mời họ. Có nhiều tùy chọn hiển thị trên bảng như – riêng tư, nhóm, tổ chức, và công khai. Bạn cũng có thể thay đổi background và màu sắc của bảng tùy ý.

Các thẻ có thể được chỉ định cho thành viên, được gắn nhãn, chọn ngày hết hạn, và tập tin đính kèm. Hơn nữa, bạn có thể thêm power-ups và add-ons như Dropbox, Google, Drive, Slack, v.v.

Những lợi ích khi dùng Trello:

• Chọn lựa nhiều template có sẵn cho bảng
• Giao diện dễ sử dụng
• Apps cho điện thoại có sẵn cho iOS và Android
• Có Butler và workflow tự động xây dựng
• Sử dụng xác thực 2 yếu tố cho cả gói miễn phí

Nếu bạn đăng ký gói miễn phí, bạn sẽ có bảng cá nhân không giới hạn, thẻ, và danh sách. Tuy nhiên, để tăng bảo mật, thêm bảng nhóm và  power-ups không giới hạn, bạn cần đăng ký gói premium.

Gói Business Class trị giá $9.99/ người/ tháng. Gói Enterprise có thể từ $5.92 đến $20.83 phụ thuộc vào số người dùng.

3. GitHub

Github là dịch vụ lưu trữ git repository dành cho việc kiểm soát phiên bản (theo dõi sự thay đổi), chủ yếu là code. Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm online được các lập trình viên dùng nhiều nhất.

Tuy nhiên, các nhóm ở nhiều lĩnh vực khác nhau có thể dùng ứng dụng này để quản lý nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất. Vì các dự án được cập nhật tại một nơi và rõ ràng, người quản lý có thể theo sát được tiến trình dễ dàng.

Bạn có thể tạo vấn đề cho nhóm và kéo họ vào các bảng và bàn dự án khác nhau. Cộng tác viên có thể chỉ định chính họ trên vấn đề đó, bình luận, thêm links, chèn code, hoặc đóng vấn đề lại.

Các lợi ích khác:

• Repositories riêng tư và công khai không giới hạn
• Có repository insight hiển thị hoạt động theo trends và dữ liệu
• Có milestones, pages, và wikis
• Tự động cập nhật bảo mật

Github cho nhóm có giá  $9/ người dùng/ tháng với $25 cho 5 người dùng đầu tiên. Gói này có thêm xác thực 2 yếu tố, thảo luận nhóm, quản lý tổ chức và nhóm, cộng thêm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

4. NextCloud

Nextcloud là nền tảng tự lưu trữ lý tưởng cho các công ty cần tăng cường bảo mật. Vì dữ liệu được lưu trữ trên server của riêng bạn, những rò rỉ và rủi ro bảo mật sẽ được giảm tối thiểu.

Với phần mềm quản lý công việc nhóm này, bạn có thể quản lý tất cả. Bao gồm: lịch, files, emails, liên hệ, hoạt động, và upload phương tiện trong cùng một nơi. Việc tạo, chia sẻ, để lại bình luận và chỉnh sửa tài liệu với thành viên nhóm trở nên dễ dàng.

Ứng dụng này có bảng nhiệm vụ được xây dựng giống như Trello, nơi bạn có thể chèn thẻ nhiệm vụ và chỉ định người làm. Tính năng chat và gọi video cũng được tích hợp giúp bạn dễ dàng ghi chú khi đang họp online.

Các điểm mạnh khác của NextCloud:

• Nguồn mở
• Giao diện người dùng gọn gàng và theo trực giác
• Bạn có thể tự động lặp đi lặp lại nhiệm vụ
• Chức năng được gia hạn qua apps
• Có sẵn phiên bản cho máy tính và điện thoại

Nếu bạn định dùng NextCloud, bạn có thể lưu trữ trên server Cloud Hosting của Hostinger với giá chỉ từ 138k VNĐ/ tháng.

5. Google Docs

Google Docs là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất. Ứng dụng này cho phép nhóm cùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu. Giao diện giống như trình chỉnh sửa văn bản khác với thanh toolbar ở trên đầu và tài liệu của nó.

Bạn có thể đề xuất chỉnh sửa, cộng thêm để lại bình luận và tag thành viên nhóm. Thông báo qua email được gửi tự động đến thành viên nên bạn không cần thông báo cho họ mỗi lúc.

Bạn có thể chia sẻ tài liệu bằng link hoặc email. Là người tạo hoặc admin, bạn có thể cài đặt file chỉ mình bạn xem, cho phép mọi người để lại bình luận, hoặc tùy chọn chỉnh sửa.

Tính năng của nó được gia hạn bằng add-ons cũng như SEMrush, Grammarly, v.v

Đây là những lợi ích khi dùng Google Docs:

• Xem lại lịch sử và chỉnh sửa theo real-time
• Có sẵn chế độ offline
• Hỗ trợ Google Voice Typing
• Bạn có thể download bản iOS và Android

Không chỉ là ứng dụng làm việc nhóm miễn phí và dễ sử dụng, ứng dụng này còn xuất sắc và thuận tiện cho những dự án tập trung vào việc tạo nội dung.