Notion khởi đầu là một không gian làm việc đa năng, tập trung chủ yếu vào việc ghi chú và tổ chức tác vụ, cạnh tranh với các ứng dụng như Obsidian hay Evernote. Kể từ đó, nhiều điều đã thay đổi, bắt đầu từ sự ra mắt của Notion Calendar – phiên bản Google Calendar và Outlook riêng của công ty. Giờ đây, như đã công bố trên blog của Notion, công ty tiếp tục mở rộng bằng việc bổ sung Notion Mail vào danh mục sản phẩm của mình, đánh dấu bước tiến mới nhất trong nỗ lực cạnh tranh với Microsoft Office và Google Workspace.
Với tên gọi “hộp thư đến mới được thiết kế để suy nghĩ giống bạn”, Notion Mail được kỳ vọng mang đến một phương thức giao tiếp hiện đại và cá nhân hóa hơn. Mục đích của ứng dụng này là khắc phục tình trạng “email phần lớn đã bị đóng băng theo thời gian”, trong khi các công cụ làm việc khác lại không ngừng phát triển. Là một người dùng Gmail lâu năm, tôi đã trải nghiệm Notion Mail và phải thừa nhận rằng mình thực sự ấn tượng.
Notion Mail và Cuộc Cách Mạng Hộp Thư Đến Nhờ AI
Điều khiến tôi luôn khó chịu ở Gmail (và hầu hết các ứng dụng email khác) là giao diện quá lộn xộn. Việc trả lời email đã đủ căng thẳng rồi, nên điều cuối cùng tôi muốn là cảm thấy choáng ngợp ngay khi nhìn thấy hộp thư đến của mình. Mặc dù các ứng dụng khác giúp bạn giải quyết vấn đề đó bằng cách phân loại email thành các mục như Thư chính (Primary), Quảng cáo (Promotions), Mạng xã hội (Social) và Cập nhật (Updates), nhưng vấn đề là các tùy chọn tùy chỉnh của bạn gần như dừng lại ở đó.
Giao diện Gmail với các tab phân loại email tự động như Thư chính, Quảng cáo, Mạng xã hội và Cập nhật.
Với Notion Mail, bạn có thể tạo các phần riêng biệt (mà Notion gọi là “views”) để lọc và sắp xếp email của mình. Bạn có thể tạo một “view” mới bằng cách nhấn vào + New view trong phần Views, sau đó chọn Describe your view (Mô tả View của bạn), Configure manually (Cấu hình thủ công) hoặc Use template (Sử dụng mẫu).
Tính năng “Views” – Sắp Xếp Hộp Thư Thông Minh
Với tùy chọn Describe your view, bạn chỉ cần nhập mô tả ngắn gọn về cách bạn muốn lọc email, và ứng dụng email sẽ sử dụng Notion AI để sắp xếp hộp thư đến của bạn dựa trên tiêu chí đó. Tính năng này cũng sẽ đưa ra một vài gợi ý hữu ích cho bạn.
Chẳng hạn, tôi nhận được các gợi ý như Cập nhật hồ sơ việc làm (Job application updates) và Tin tức và bài viết liên quan đến AI (AI-related news and articles) trong mục Giữ trong hộp thư đến (Keep in Inbox). Trong khi đó, Email rác từ những người không quen biết (Spammy emails from people I don’t know) và Biên lai và xác nhận mua hàng (Receipts and purchase confirmations) lại được đề xuất vào mục Tách khỏi hộp thư đến (Split from inbox).
Tính năng "Describe your view" của Notion Mail hiển thị các gợi ý phân loại email thông minh dựa trên AI như cập nhật hồ sơ việc làm hoặc tin tức AI.
Tôi đã có thể hình dung tính năng này sẽ hữu ích như thế nào khi cố gắng sắp xếp hộp thư công việc của mình! Tất nhiên, vì tính năng này sử dụng AI, tôi không mong đợi nó hoàn hảo, nhưng chắc chắn nó rất thú vị.
Tối Ưu Năng Suất Với Tính Năng Độc Đáo Khác
Các tính năng của Notion Mail không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp. Nếu bạn dành hàng giờ để viết lại cùng một email lặp đi lặp lại, Notion Mail cũng có thể giúp bạn. Bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải viết đi viết lại cùng một email hỏi đồng nghiệp xem họ có rảnh để uống cà phê nhanh không? Bạn có thể lưu nó dưới dạng mẫu email và tránh phải viết lại nhiều lần!
Đúng như dự đoán, Notion Mail cũng tích hợp chặt chẽ với ứng dụng lịch của nó, cho phép bạn chia sẻ thời gian rảnh sắp tới và giúp người khác nhanh chóng đặt lịch với bạn. Bạn cũng có thể sử dụng Notion AI để tinh chỉnh các email của mình. Nếu bạn đã quen thuộc với Notion, lệnh / (dấu gạch chéo) là thứ bạn có thể sử dụng vài phút một lần. Với Notion Mail, bạn có thể sử dụng cùng lệnh / để hiển thị các tiêu đề, chú thích và tất cả các khối nội dung quen thuộc khác ngay bên trong email của mình.
Giao diện Notion Mail cho phép người dùng nhanh chóng chia sẻ lịch trống và đặt lịch hẹn thông qua tích hợp với Notion Calendar.
Trải Nghiệm Notion Mail Ngay Hôm Nay
Để sử dụng Notion Mail, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang web của Notion Mail và nhấn Get started for free (Bắt đầu miễn phí), sau đó kết nối tài khoản Gmail của bạn. Tại thời điểm viết bài, Notion Mail có sẵn trên nền tảng web, dưới dạng ứng dụng native cho macOS và sẽ sớm có mặt trên iOS!
Màn hình kết nối tài khoản Gmail với Notion Mail để bắt đầu sử dụng dịch vụ email mới.
Chắc chắn đây chỉ là khởi đầu, và Notion Mail sẽ ngày càng tốt hơn. Dù sao đi nữa, đây là một bước tiến thú vị và tôi nóng lòng muốn xem nó sẽ phát triển như thế nào trong tương lai. Bạn đã sẵn sàng khám phá sức mạnh của Notion Mail và cách nó có thể cách mạng hóa cách bạn quản lý email chưa? Hãy trải nghiệm ngay hôm nay và chia sẻ cảm nhận của bạn dưới phần bình luận nhé!
